„Getting Things Done”

Zainteresowałem się hasłem, które przewija się przez internetowe strony, poświęcone „nowym trendom”, ciekawemu oprogramowaniu i innym bajerom. Hasło to GTD, czyli Getting Things Done. Jest to rodzaj metody lub filozofii (nieco za mocne słowo) organizowania sobie czasu i zarządzania rzeczami, które trzeba zrobić. Takiego zarządzania, żeby nie mieć wrażenia, że coś się robi źle, że się jest w złym miejscu, itp.

Poświęciłem się i przeczytałem książkę. Wydaje mi się, że wdrożyłem elementy metody w pracy i w celach edukacyjnych. Może się to wydawać śmieszne, ale jeśli zdarza się, że jednego dnia zapisuję sobie w pracy 20-30 rzeczy, które trzeba zrobić, sprawy mogą się wymknąć spod kontroli. Podział tych czynności i podejście do nich, sugerowane przez autora, pomagają w pracy. Przykładowo, lista projektów semestralnych i powiązane z nimi, najbliższe czynności, pozwalają lepiej zaplanować sobie, kiedy coś zrobić. Nie jest oczywiście powiedziane, że będzie mi się chciało robić cokolwiek z tych rzeczy :)

OK, czas na wnioski z lektury:

a) Generalnie rzecz biorąc, jest tam dużo mądrych myśli. Ludziom przychodzą do głowy różne bzdury, od których często nie mogą się uwolnić. Dobrze jest je zapisać i poddać po jakimś czasie – np. podczas dziennego przeglądu – „przepływowi pracy” (workflow):

  • przekształcić je na czynności, które można wykonać. Czyli: nie ogólne – oddać rower do naprawy, ale – znaleźć w necie adresy bliskich warsztatów, zadzwonić i spytać się o ceny usług (podział na czynności do wykonania)
  • albo określić, że jest to coś, co „musi czekać” i zdefiniować „wyzwalacz” czynności (naprawa radia – czekam na telefon z warsztatu)
  • albo „zahibernować” – odsunąć na później, do przemyślenia – „uwolnić się” od sprawy
  • albo delegować (ktoś inny na pewno chętnie to zrobi ;) )
  • albo wywalić – kosz, niszczarka, bye-bye

Jeśli coś zaplanowanego zajmie niewiele czasu – np. ok. 10 minut – należy to zrobić natychmiast.
b) Używanie kalendarza do planowania czynności, które nie są przywiązane do daty, jest błędem. Lepsze jest stworzenie list, związanych z określonymi grupami czynności („projekty”, „do zrobienia”, „czekam na”, itp); nie należy rozbijać systemu, np. na palmtopa, kalendarz, notes itp. Wiedza musi być zwarta, musimy ufać temu, co mamy, możemy wtedy się skoncentrować na tym, co jest do zrobienia.

c) Należy zwracać uwagę na czynności, które się wykonuje na tle swojego życia lub jego fragmentu. Co robię teraz. Jak to wpływa na moje plany na następny tydzień. Rok. Dekadę. Życie. Nieco paranoiczne, ale może faktycznie działać motywująco.

d) Nieco krytyki. GTD jest metodą przereklamowaną, rodzajem marketingowej wydmuszki, lokomotywą, ciągnąca autora, jego książki, wykłady i kursy dla uczestników Wyścigu Szczurów – którzy żyją z kompleksami, że nie uda im się wygenerować maksymalnego zysku dla swojej ukochanej firmy (że być może dożyją do 40-stki – potem zorientują się, że coś tu nie gra i wyjadą na wieś, założyć piekarnię albo cmentarz dla zwierząt). Książka jest za długa, pełna powtórzeń i parareligijnego zachwytu, chyba typowego dla poradników, przeznaczonych dla mas. Towarzyszy jej dziwaczny ruch wśród internautów – wielokrotnie wpadałem na strony, pełne zachwytu i deklaracji, że ktoś przeczytał książkę dwa razy, przesłuchał ją w wersji audio i był na kursach autora. Choroba,  normalnie. I chyba wyjątkowo zręczna promocja. Co do autora (D. Allen) –  jest potwornym nudziarzem i megalomanem. Chyba pół rozdziału poświęca jakimś cholernym szafkom na dokumenty – jakieś są lepsze, jakieś są gorsze i Nie Kupujcie Ich. I teksty w stylu: Wielokrotnie, Podczas Moich Wykładów Ludzie Stwierdzali… Większość Moich Klientów Podczas Indywidualnych Kursów z Zaskoczeniem Zauważało… I tym podobne. Towarzystwo tego gościa to chyba uniwersalny środek nasenny.

Myślę, że lektura to strata czasu. Wystarczają streszczenia książki. Wyciągają z niej cały geniusz (jest go odrobinę) i pozbawiają histerii.

  • Polecam blog „Stifflog”, gdzie chyba można się dowiedzieć wszystkiego, co trzeba: tutaj (zacząć „od końca”, czyli chronologicznie).
  • Wstęp do „systemu” na stronach 43 Folders

(grafika: „The True Nightingale Sings to the Emperor” – Henry Justice Ford)

Reklamy

8 uwag do wpisu “„Getting Things Done”

  1. No co do przereklamowania metody zdecydowanie sie nie zgadzam. Mozna sie przyczepic do kilku elementow: została opracowana do papierowego obiegu dokumentow i nikt nie opracował dobrej wersji elektronicznej, trzeba sobie radzic z tym samemu. Nie ma idealnego systemu z półki i trzeba włożyć sporo wysiłku, żeby zacząć stosować GTD efektywnie.

    Co do krótkich zajęć to jest to reguła 2 minut, 10 minut to już wieczność i jeżeli coś ma zająć aż tyle to musi sobie poczekać na swój czas.

    Polecam metodę każdemu, tak samo jak przeczytanie całej książki, bo streszczenie niewiele da. Przeczytałem tylko książkę, wdrożyłem GTD w życie, zajęło mi kilka miesięcy dostrojenie mechanizmu pod siebie i jestem więcej niż zadowolony.

    Pozdrawiam,
    MK

  2. No, może nieco przesadziłem, ale irytuje mnie cały ten szum wokół autora, wydaje mi się, że wiele osób korzystało z bardzo podobnych metod – zanim GTD oficjalnie się pojawiło. Aż tu nagle pojawia się System, książki, płyty, kursy, wyjątkowo gigantyczna maszyna reklamowa, oparta m. in. na popularnych serwisach… Poza tym, u mnie po prostu świetnie działa dość uproszczona wersja systemu i bardzo dużo informacji z książki wydaje mi się nadmiarowych.

    Czy dwie minuty, czy dziesięć – to chyba zależy od specyfiki pracy.

    Co do dobrej wersji elektronicznej – u mnie nieźle się sprawdza się odpowiednio skonfigurowany outline manager (Keynote, wcześniej Treepad), również flagowanie maili w Outlooku (np. czerwony – „to do”, blue – „waiting for”) pomaga. Wiem, że to rozbija system, ale trudno.

    Dzięki za komentarz, pozdrawiam.

  3. No nie można odmówić Allenowi umiejętności sprzedaży, ale i tak jak na taki produkt, nie wykorzystuje go na tyle ile by mógł. To raczej człowiek starej daty.

    Istnieje więcej bardzo podobnych metod i wszystkie opierają się na tym samym. Ale z tych, które widziałem GTD było najbardziej spójne. Myśle, że hype wziął się z tego, że kilku facetów wpływowych w światku „Web 2.0” zacytowało Allena.

    Moja wersja elektroniczna to:
    1. Excel do zbierania „stuffu”
    2. Freemind do projektow i someday/maybe
    3. Outlook i Tasks do pracy z zadaniami (kategorie tworza konteksty)
    4. Wydrukowana codziennie rano kartka z widokiem outlook today :)

    I działa.

    Pozdrawiam,
    MK

  4. Jak tak sobie przeczytałem jeszcze raz, co napisałem – hm… Chyba za ostro pojechałem. Wydmuszka? Nie, raczej nie. Książka często wydawała mi się potwornie irytująca, pełna powtórzeń i nudnych fragmentów. Autor sprawił na mnie niezdrowe wrażenie kogoś, kto fascynuje się szufladami na dokumenty i naklejkami na teczki. Ale – ostatecznie – zdecydowanie zmienia sposób patrzenia na rzeczy, które ma się do zrobienia i motywuje do przemyślenia i usystematyzowania metod, którymi się posługujemy (proponując często świetne punkty wyjścia do przystosowania systemu do własnych potrzeb) – a to ważne.

  5. „Jak tak sobie przeczytałem jeszcze raz, co napisałem – hm… Chyba za ostro pojechałem”
    Bez przesady, krytyczne spojrzenie przydaje się ludziom, szczególnie gdy trudno się z nim nie zgodzić.

  6. Książkę można streścić w jednostronicowym schemacie, ale mnie urzekła w niej prostota i uświadomienie mi tego, o czym teoretycznie wiedziałem, ale nie stosowałem w praktyce. Prawda jest taka, że gtd można jak plastelinę lepić w dowolny sposób i tworzyć na jego bazie swoje rozwiązania. Nawet implementacja części rozwiązan, jak choćby notowanie, pozwoli na usprawnianie życia ;)

    Pozdrawiam
    Artur
    http://www.simpleday.wordpress.com

  7. Myślę, że tę część książki o obiegu papierów odbierają najlepiej osoby które pracują z dokumentami. Prowadzą firmy, mają kontakt z wieloma klientami, zajmują się finansami lub marketingiem w swojej firmie itp. Sposoby archiwizacji dokumentów jakie zaproponował Allen są na prawdę świetne, zwłaszcza zrobienie archiwum ułożonego alfabetycznie. O kalendarzu w formie małego archiwum 12+31 czytałem też w innych miejscach, ale jest to też jeden z najlepszych sposobów radzenia sobie z papierami mającymi trafić nam do rąk w konkretnym dniu.

    Treści zawarte w książce może pojedynczo nie byłyby wielkim odkryciem, ale zebrane do kupy zdecydowanie odkrywcze są. Po wdrożeniu system daje niezłego kopa, zwłaszcza u osób które mają styczność z setkami wątków, np na kierowniczych stanowiskach. Książki raczej nie docenią osoby które prowadzą kilku-kilkunasto-wątkowe życie, które dziennie podejmują kilka decyzji, dostają kilka maili i mają pare działań do wykonania.

    Wszystko zależy od efektu skali. Im więcej zadań masz do wykonania, tym lepszego systemu potrzebujesz żeby sobie z nimi BEZSTRESOWO poradzić.

  8. Dzięki za rozsądny komentarz, specyfika mojej pracy wymaga przetwarzania może sporej ilości dokumentów (wszystkie elektronicznie), ale zdaje się, że nie przekroczyłem jeszcze pewnej „masy krytycznej” :)

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s